Khủng hoảng truyền thông là một vấn đề mà tất cả các công ty có thể gặp phải trong quá trình phát triển kinh doanh. Khủng hoảng này gây những tác động lớn đến thương hiệu, danh tiếng, hình ảnh của Doanh nghiệp. Do đó, tổ chức cần tìm ra những phương pháp xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả nhằm hạn chế tối đa ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Vậy khủng hoảng truyền thông là gì? Cần xử lý khủng hoảng như thế nào? Tìm hiểu thật rõ trong bài viết này bạn nhé!
Ngăn ngừa khủng hoảng
Khủng hoảng truyền thông là gì?
Đây là thuật ngữ chỉ các sự kiện hoặc sự việc bất ngờ xảy ra và tác động tiêu cực đến tổ chức. Những thiệt hại do khủng hoảng truyền thông gây ra là vô cùng nghiêm trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, hình ảnh cũng như doanh thu của công ty. Vì vậy, vượt qua khủng hoảng là nhiệm vụ quan trọng nhất.Phòng ban PR – Quan hệ công chúngcần phải nhanh chóng xây dựng quá trình xử lý truyền thông. Ngoài ra, giải quyết vấn đề này đòi hỏi nhiều kỹ năng và kỹ thuật để đạt hiệu quả cao nhất.
>>Xem thêm: Cách hạn chế khủng hoảng
Kinh nghiệm xử lý khủng hoảng truyền thông
Đào tạo đội ngũ PR
Nhân sự phòng truyền thông là nền tảng vững chắc cho quy trình quản lý khủng hoảng hiệu quả và nhanh chóng. Công ty cần xây dựng đội ngũ, chuyên gia đối phó với khủng hoảng. Doanh nghiệp cần chia nhỏ nhóm nhân viên này thành các bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau và đảm nhận, chịu trách nhiệm giám sát cho các hoạt động truyền thông. Điều này sẽ giúp tổ chức xác định sớm các cuộc khủng hoảng truyền thông tiềm ẩn và xử lý hiệu quả nhất trong vòng 12 giờ kể từ khi phát hiện những tín hiệu đầu tiên và có thể kéo dài đến 24 giờ.
Xây dựng đội ngũ PR
Liên hệ với các mối quan hệ báo chí
Bước tiếp theo trong việc giải quyết khủng hoảng truyền thông là xây dựng quan hệ đối tác với giới báo chí. Điều này giúp 2 bên thuận lợi chia sẻ thông tin tích cực và chính xác, hỗ trợ tiếp cận với khách hàng tốt hơn. Hơn nữa, hoạt động này cũng có tác dụng rất tích cực trong việc trấn an người tiêu dùng. Hãy nhớ rằng thông tin cung cấp cho giới truyền thông phải dựa trên sự thật, trung thực và người đại diện truyền thông cho Doanh nghiệp phải hết sức cẩn thận khi phát biểu.
Ngăn chặn thông tin tiêu cực
Với tốc độ phát triển của Internet hiện nay, người dùng chỉ mất vài giây để trao đổi thông tin nên tốc độ lan truyền tin tức rất nhanh. Vì vậy, để kìm hãm khủng hoảng truyền thông, công ty phải có chiến lược gieo mầm thông minh và phản ứng nhanh trước những thông tin tiêu cực trước khi lan rộng hơn trên mạng xã hội. Doanh nghiệp cần phối hợp với các đối tác để đạt hiệu quả xử lý tốt nhất, đó có thể là những người có ảnh hưởng trong ngành, cộng đồng. Điều này sẽ giúp xây dựng lòng tin và xoa dịu dư luận.
Lời nói và hành động nhất quán
Đây là một trong những bước xử lý quan trọng. Vì chỉ khi ngôn ngữ và hành động nhất quán mới tạo được niềm tin nơi người tiêu dùng. Doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và chân thành của mình với công chúng và cần đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình xử lý truyền thông của công ty từ lời nói cho đến hành động. Một lưu ý cho các tổ chức là không nên sử dụng các từ ngữ mơ hồ để tránh rắc rối và tránh trách nhiệm pháp lý.
Khắc phục những hậu quả
Mọi vấn đề xảy ra đều cần phải có quy trình khắc phục hậu quả. Điều tương tự cũng xảy ra với khủng hoảng truyền thông, các Doanh nghiệp phải khắc phục, cải thiện điểm yếu và phát huy những điểm mạnh. Công ty cần đo lường và phân tích tác động của khủng hoảng đối với hoạt động kinh doanh của tổ chức. Từ đó, các bộ phận chuyên môn của Doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch và giải pháp.
Xử lý khủng hoảng ở bước cuối cùng là khắc phục những hậu quả
Những hành động không nên làm là chối bỏ hoặc đùn đẩy trách nhiệm, lấy tiền ra để che đậy dư luận, tức giận và phát ngôn mất kiểm soát, không nhất quán trong lời nói và hành động, xóa bài viết đang gây tranh cãi,…
Tổng kết
Tác động xấu của khủng hoảng truyền thông là rất lớn đối Doanh nghiệp, đồng thời cũng là mối bận tâm lớn. Hi vọng những thông tin được cung cấp trên đây sẽ giúp công ty hiểu được khủng hoảng truyền thông là gì và cách xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả. Nếu Doanh nghiệp muốn được chăm sóc sức khỏe thương hiệu tốt hơn hãy hợp tác với đơn vị Kompa.