Với bất kỳ dự án mới nào cũng có những rủi ro không mong đợi. Những rủi ro này có thể khác nhau từ sự sai lệch giữa các bên liên quan, thiếu nguồn lực, những thay đổi lớn về quy định trong ngành. Rủi ro có thể gây ra sự chậm trễ nhỏ hoặc tác động đáng kể, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu rủi ro của bạn và cách quản lý chúng để có cơ hội thành công cao nhất. Điều này đặc biệt quan trọng vì có đến 65% dự án thất bại.
Mặc dù tổ chức của bạn không thể tránh hoàn toàn rủi ro nhưng bạn có thể lường trước và giảm thiểu rủi ro thông qua quy trình quản lý rủi ro đã thiết lập. Thực hiện theo khuôn khổ quản lý rủi ro này để vượt qua khó khăn và hợp lý hóa nhóm của bạn để đạt được thành công, giúp nhóm trở nên nhanh nhẹn và phản ứng nhanh hơn khi rủi ro phát sinh.
Quy trình quản lý rủi ro là gì?
Nó chỉ đơn giản là: một quá trình liên tục xác định, xử lý và sau đó quản lý rủi ro. Dành thời gian để thiết lập và thực hiện quy trình quản lý rủi ro cũng giống như thiết lập chuông báo cháy – nó lúc nào cũng hoạt động, và khi gặp tình huống cháy nó sẽ báo động giúp bạn bảo vệ được mình trong tương lai.
Xác định và theo dõi các rủi ro có thể phát sinh trong một dự án mang lại những lợi ích đáng kể
- Lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả hơn bằng cách hiển thị các chi phí không lường trước được
- Theo dõi chi phí dự án tốt hơn và ước tính lợi tức đầu tư chính xác hơn
- Nâng cao nhận thức về các yêu cầu pháp lý
- Phòng ngừa tốt hơn các chấn thương và bệnh tật về thể chất
- Linh hoạt, thay vì hoảng loạn, khi có những thay đổi hoặc thách thức phát sinh
Các bước quản lý rủi ro
Thực hiện theo các bước quản lý rủi ro này để cải thiện quy trình quản lý rủi ro của bạn.
Xác định rủi ro
Xác định rủi ro
Dự đoán những cạm bẫy có thể xảy ra của một dự án không nhất thiết phải khiến tổ chức của bạn cảm thấy u ám và diệt vong – hoàn toàn ngược lại. Xác định rủi ro là một trải nghiệm tích cực mà cả nhóm của bạn có thể tham gia và học hỏi. Rủi ro dự án là bất cứ điều gì có thể ảnh hưởng đến lịch trình, ngân sách hoặc thành công của dự án.
Tận dụng kiến thức và kinh nghiệm tập thể của toàn bộ nhóm của bạn. Yêu cầu mọi người xác định những rủi ro mà họ đã từng trải qua hoặc có thể có thêm thông tin chi tiết về chúng. Quá trình này thúc đẩy giao tiếp và khuyến khích học tập đa chức năng.
Sử dụng cấu trúc phân tích rủi ro để liệt kê các rủi ro tiềm ẩn trong một dự án và sắp xếp chúng theo mức độ chi tiết, với rủi ro cấp cao nhất ở trên cùng và rủi ro chi tiết hơn ở dưới cùng. Chiến lược quản lý rủi ro trực quan này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn dự đoán những nơi rủi ro có thể xuất hiện khi tạo nhiệm vụ cho một dự án.
Khi bạn và nhóm của bạn đã tổng hợp các vấn đề có thể xảy ra, hãy tạo nhật ký rủi ro dự án để theo dõi và giám sát rủi ro rõ ràng, ngắn gọn trong suốt dự án.
Nhật ký rủi ro dự án, còn được gọi là sổ đăng ký rủi ro dự án, là một phần không thể thiếu của bất kỳ quy trình quản lý rủi ro hiệu quả nào. Là một cơ sở dữ liệu liên tục về các rủi ro tiềm ẩn của từng dự án, nó không chỉ giúp bạn quản lý các rủi ro hiện tại mà còn đóng vai trò là điểm tham chiếu cho các dự án trước đây. Bằng cách phác thảo sổ đăng ký rủi ro của bạn với các điểm dữ liệu phù hợp, bạn và nhóm của mình có thể xác định và đánh giá nhanh chóng và chính xác các mối đe dọa có thể xảy ra đối với bất kỳ dự án nào.
Phân tích rủi ro
Sau khi nhóm của bạn xác định các vấn đề có thể xảy ra, đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn một chút. Khả năng những rủi ro này xảy ra như thế nào? Và nếu chúng xảy ra, sự phân nhánh sẽ là gì? Bạn sẽ trả lời như thế nào?
Trong bước này, nhóm của bạn sẽ ước tính xác suất và hậu quả của từng rủi ro để quyết định nơi cần tập trung trước. Sau đó, bạn sẽ xác định kế hoạch ứng phó cho từng rủi ro. Các yếu tố như tổn thất tài chính tiềm ẩn cho tổ chức, thời gian bị mất và mức độ nghiêm trọng của tác động đều góp phần vào việc phân tích chính xác từng rủi ro. Bằng cách đặt từng rủi ro dưới kính hiển vi, bạn cũng sẽ phát hiện ra bất kỳ vấn đề phổ biến nào trong một dự án và tinh chỉnh thêm quy trình quản lý rủi ro cho các dự án trong tương lai.
Ưu tiên rủi ro
Ưu tiên rủi ro
Bây giờ ưu tiên bắt đầu. Xếp hạng từng rủi ro bằng cách tính cả khả năng xảy ra và tác động tiềm ẩn của nó đối với dự án.
Bước này cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về dự án hiện tại và xác định chính xác nơi tập trung của nhóm. Quan trọng nhất, nó sẽ giúp bạn xác định các giải pháp khả thi cho từng rủi ro. Bằng cách này, bản thân quy trình quản lý rủi ro không bị gián đoạn hoặc trì hoãn đáng kể trong giai đoạn xử lý.
Xử lý rủi ro
Xử lý rủi ro
Khi những rủi ro tồi tệ nhất được đưa ra ánh sáng, hãy gửi kế hoạch điều trị của bạn. Mặc dù bạn không thể lường trước mọi rủi ro, nhưng các bước trước đó trong quy trình quản lý rủi ro sẽ giúp bạn thiết lập thành công. Trước tiên, hãy bắt đầu với rủi ro có mức độ ưu tiên cao nhất, giao nhiệm vụ cho nhóm của bạn giải quyết hoặc ít nhất là giảm thiểu rủi ro để nó không còn là mối đe dọa đối với dự án.
Xử lý và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả cũng có nghĩa là sử dụng tài nguyên của nhóm bạn một cách hiệu quả mà không làm hỏng dự án trong thời gian chờ đợi. Khi thời gian trôi qua và bạn xây dựng cơ sở dữ liệu lớn hơn về các dự án trước đây và nhật ký rủi ro của chúng, bạn có thể lường trước những rủi ro có thể xảy ra để có cách tiếp cận chủ động hơn thay vì phản ứng để xử lý hiệu quả hơn.
Giám sát rủi ro
Giám sát rủi ro
Giao tiếp rõ ràng giữa nhóm của bạn và các bên liên quan là điều cần thiết khi liên tục theo dõi các mối đe dọa tiềm ẩn. Gửi cập nhật dự án thường xuyên cho nhóm và các bên liên quan khác. Kiểm tra riêng với các nhà quản lý rủi ro của bạn để đảm bảo không có bất kỳ dấu hiệu đỏ nào xuất hiện trong suốt dự án.
Đảm bảo tích cực duy trì sổ đăng ký rủi ro phải là một tài liệu sống mà bạn và nhóm của bạn thường xuyên tham khảo. Khi rủi ro thay đổi hoặc phát triển, những rủi ro đó phải được cập nhật trong nhật ký để mọi người cùng xem. Bằng cách đó, mọi người có thể đồng quan điểm và ứng phó với rủi ro nhanh hơn và chủ động hơn.
Tổng kết
Bằng cách áp dụng các bước đánh giá rủi ro nêu trên, bạn có thể quản lý mọi rủi ro tiềm ẩn đối với doanh nghiệp của mình. Hãy chuẩn bị sẵn sàng với kế hoạch đánh giá rủi ro của bạn – dành thời gian để tìm kiếm các mối nguy hiểm mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt và tìm ra cách quản lý chúng.
>>Xem thêm: 9 vấn đề khi quản trị rủi ro doanh nghiệp