Khủng hoảng luôn có thể xảy ra một cách đột ngột và không bỏ qua bất cứ một thương hiệu nào. Có không ít những cuộc khủng hoảng gây thiệt hại nặng nề cho các doanh nghiệp ở mọi ngành nghề, quy mô và lĩnh vực. Vì vậy, để tránh khủng hoảng có thể ảnh hưởng đến sự sống còn của mình, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng kế hoạch đề phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra.
Một trong những cách hữu hiệu để có thể đối phó với các sự cố truyền thông ngoài ý muốn chính là lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông, nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể nắm vững các giai đoạn của khủng hoảng, quản lý tốt và thông tin nội bộ nhanh chóng để an toàn vượt qua khủng hoảng.
Kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông là gì?
Kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông là một quá trình được xây dựng trước để doanh nghiệp sẵn sàng và chủ động hơn trong việc đối phó với các tình huống khẩn cấp đột ngột xảy ra đe doạ đến hình ảnh thương hiệu/tổ chức. Kế hoạch này tốt nhất nên được hoàn thiện trước khi các cuộc khủng hoảng xảy ra để doanh nghiệp không bị bối rối và an tâm hơn khi xử lý các sự cố bất ngờ.
Mọi doanh nghiệp đều cần chuẩn bị kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông từ sớm
Lợi ích của việc xây dựng kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông
- Giúp doanh nghiệp luôn trong tâm thế sẵn sàng cho các tình huống xấu xảy ra.
- Tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình và sau khi một cuộc khủng hoảng kết thúc. Theo đó, mỗi nhân viên sẽ biết vai trò và nhiệm vụ của mình trong suốt cuộc khủng hoảng, do đó tránh mất thời gian vô ích, đồng thời có thể hành động nhiều hơn và giải quyết hiệu quả hơn.
- Giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh, uy tín của mình với khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các “ông lớn” của ngành, đồng thời hạn chế tối đa các tổn thất trong và sau một cuộc khủng hoảng.
- Đảm bảo cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp với các bên đối tác
Các bước lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông
Lập kế hoạch trong thời kỳ khủng hoảng nên giải quyết các yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp của bạn. Với mục tiêu là để bảo vệ dòng tiền của bạn và nhân viên.
Bạn có thể sẽ phải ngạc nhiên trước những cơ hội mới nảy sinh trong khoảng thời gian gián đoạn này. Chúng bao gồm thử nghiệm và đổi mới như một phần trong kế hoạch hoạt động của bạn, giúp bạn thoát khỏi khủng hoảng hiệu quả hơn.
Có bảy bước chính:
Bước 1: Phác thảo hướng dẫn hành động cho nhân sự
Khi tạo kế hoạch hành động cho doanh nghiệp, trước hết hãy xây dựng một bảng giao thức cho nhân viên. Giao thức này sẽ bao gồm các hướng dẫn rõ ràng và ngắn gọn cho nhân viên của bạn về những công việc cần làm và trong những hoàn cảnh nào. Theo đó, tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn, hãy xem xét kết hợp sơ đồ tổ chức vào kế hoạch của bạn, bao gồm một nhóm quản lý khủng hoảng trung tâm và các nhóm phản ứng địa phương.
Bước 2: Đánh giá các mối đe dọa tiềm ẩn
Khi thực hiện kế hoạch hành động của bạn, trước tiên hãy xác định các mối đe dọa chung của ngành và sau đó chuyển sang các rủi ro cụ thể đối với công ty, thị trường địa phương, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động của bạn.
Dưới đây là những điều quan trọng nhất liên quan đến khủng hoảng mà bạn cần biết:
- Cuộc khủng hoảng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào?
- Bộ phận nào trong công ty của bạn dễ bị tổn thương nhất và có thể bị ảnh hưởng nhiều nhất?
- Cuộc khủng hoảng có ảnh hưởng đến hoạt động tại cơ sở sản xuất/cửa hàng/nhà kho của bạn không?
- Hiện tại có bất kỳ cơ chế nào tại công ty của bạn để đối phó với khủng hoảng không?
Khi một cuộc khủng hoảng xảy ra, hãy thu thập và phân tích các sự kiện chính về sự cố, quy mô và mức độ nghiêm trọng của nó để có phản ứng hiệu quả hơn.
Các bước trong kế hoạch quản trị khủng hoảng
Bước 3: Giảm thiểu rủi ro trước
Thực hiện các hành động trước để giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và tác động tiêu cực của khủng hoảng:
- Phác thảo các hành động ứng phó cho các tình huống rủi ro khác nhau. Doanh nghiệp sẽ làm gì nếu cần ngừng sản xuất, thực hiện các biện pháp an ninh, liên quan đến các dịch vụ khẩn cấp, giải quyết các vấn đề pháp lý hoặc sơ tán cơ sở sản xuất hoặc phân phối của mình?
- Đánh giá các nhà cung cấp hiện tại của tổ chức và tìm kiếm các lựa chọn thay thế. Xem xét đào tạo chéo nhân viên để trau dồi các kỹ năng thiết yếu và kế hoạch dự phòng.
- Xác định các nguồn lực quan trọng của bạn. Điều này bao gồm các nguyên liệu đầu vào chính, nhân viên quan trọng và kỹ năng của họ cũng như thiết bị thiết yếu.
- Có kế hoạch và dự phòng sẵn sàng cho các thiết bị và công nghệ thiết yếu.
- Tính toán lượng thời gian cần thiết để đưa doanh nghiệp của bạn hoặc các yếu tố nhất định của nó trở lại đúng hướng.
- Tìm hiểu xem bạn có cần hạn mức tín dụng khẩn cấp hay không.
Bước 4: Quản lý sản phẩm và con người của bạn
Xác định các sản phẩm và dịch vụ bạn có thể cung cấp bất chấp sự gián đoạn. Xem xét nhu cầu đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, như cách chúng có thể được điều chỉnh và điều gì có thể xảy ra nếu bạn phải tạm dừng một phần hoạt động.
Tạo công cụ đo lường. Xác định các biện pháp có thể định lượng để đi đúng hướng, chẳng hạn như đơn vị sản xuất, số lượng vận chuyển, khách hàng được giữ lại hoặc tác động đến dòng tiền.
Sự gián đoạn kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến nhân viên và đòi hỏi bạn phải lập kế hoạch hành động đặc biệt. Hãy tự hỏi bản thân xem có nhân viên nào đã phát triển mối quan hệ quan trọng với nhà cung cấp hoặc khách hàng không. Cân nhắc xem ai trong số những người của bạn là quan trọng đối với các ưu tiên kinh doanh và ai có liên quan trực tiếp đến các sản phẩm và dịch vụ quan trọng.
Bước 5: Ưu tiên và tạo kế hoạch hành động của bạn
- Dự báo nhu cầu và xác định các nguồn lực trong ngắn hạn và giai đoạn phục hồi. Xem xét vật liệu và lao động cần thiết, dòng tiền và tỷ lệ đốt cháy, các khoản phải thu và các khoản phải trả.
- Xác định các hành động cần thiết. Ví dụ: đào tạo/tuyển dụng nhân viên, đặt hàng vật liệu hoặc công nghệ hoặc tạo lịch trình lao động linh hoạt.
Bước 6: Thực thi và giám sát
Khi bạn thực hiện kế hoạch của mình, hãy ưu tiên nguồn nhân lực và vật chất mà không ảnh hưởng đến chất lượng và sự an toàn. Hiểu rõ về cách bạn sẽ xử lý các vấn đề và ai là người chịu trách nhiệm chính.
Theo dõi là một cách quan trọng để biết liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không hoặc liệu kế hoạch của bạn có cần được điều chỉnh hay không.
Bước 7: Lặp lại và tinh chỉnh
Khi bạn đã có kế hoạch của mình, bạn sẽ muốn xem lại nó thường xuyên để đảm bảo rằng bạn đang theo kịp nó. Cân nhắc điều chỉnh kế hoạch của bạn để ứng phó với những rủi ro và cơ hội mới.
Thường xuyên xem lại vả điều chỉnh kế hoạch phù hợp
Tổng kết
Hãy luôn chuẩn bị sẵn những kịch bản quản lý rủi ro và kế hoạch dự phòng để đảm bảo doanh nghiệp của bạn có thể phục hồi tốt hơn khi khủng hoảng xảy ra. Đồng thời, hãy tận dụng khoảng thời gian gián đoạn kinh doanh này như một cơ hội để phát triển các kế hoạch hoạt động mới có thể giúp doanh nghiệp khám phá ra các nguồn doanh thu bổ sung. Hi vọng cách lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông trên có thể giúp bạn vạch ra các bước xử lý khủng hoảng phù hợp với doanh nghiệp của mình, đồng thời xác định các cơ hội mới, giảm thiểu rủi ro và tạo khả năng phục hồi cho công ty của bạn.
>>Xem thêm: 10 cách xử lý khủng hoảng cho Doanh nghiệp